Suchen und filtern

Inhaltsverzeichnis

• Eine kurze Einführung zur Funktionsweise der Suche
  • Suchbegriffe (Token)
  • Schlussfolgerungen und Abhängigkeiten
• Vorgänge suchen
  • Filtersuche
    • Suche mit Suchkriterien
      • Suche nach mehreren Suchbedingungen
    • Übersicht der Suchkriterien
      • Vorgangs-ID suchen
      • Suche nach Vorgängen zur ID eines übergeordneten Vorgangs
      • Suche nach dem Vorgangstitel
      • Suche nach Projekten
      • Suche nach Projektstichwort
      • Suche nach Metadaten
      • Suche nach Vorgängen in einem bestimmten Batch
      • Suche nach Vorgängen mit bestimmten Aufgaben
  • Suche über das allgemeine Suchfeld
  • URL-Suche
• Aufgaben suchen

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Die Suche nach Vorgängen und Aufgaben wurde in Production ab Version 3.9 grundlegend überarbeitet. So finden Sie Vorgänge und Aufgaben in den aktuellen Versionen:

Eine kurze Einführung zur Funktionsweise der Suche

Die Suche wird vom Filterdienst durchgeführt. Für die Vorgangssuche wird eine Suchmaschine verwendet. Diese muss mit den Metadaten der Vorgänge befüllt werden, um zu funktionieren. Dieser Vorgang wird als Indexierung bezeichnet. Die Vorgänge werden beim Speichern indexiert. Spätere Änderungen an ihren Eigenschaften, wie beispielsweise das Umbenennen eines Projekts, werden nicht automatisch im Index reflektiert. In solchen Fällen müssen Sie die Indexierung manuell über die Systemseite durchführen.

Die Aufgabe der Suchmaschine ist einfach: Sie verwaltet einen Index, vergleichbar mit dem Nachschlagewerk am Ende eines gut geschriebenen Buches, das für jedes Schlüsselwort die relevanten Seitenzahlen auflistet. Ähnlich funktioniert der Index einer Suchmaschine: Er listet für jeden möglichen Suchbegriff (Token) die relevanten Vorgänge auf. Wenn das Wort jeweiligen in den Vorgängen 23 und 42 vorkommt, liefert der Index bei der Suche nach jeweiligen die Vorgänge 23 und 42 zurück. Der Index kennt weder Mandanten, Projekte noch abgeschlossene Vorgänge. Er übergibt seine Ergebnisse an eine Datenbankabfrage, die dazu dient, die Suchergebnisse zu verfeinern und weitere Bedingungen anzuwenden, beispielsweise die Ergebnisse auf Projekte zu beschränken, denen der aktuelle Benutzende zugeordnet ist.

Suchbegriffe (Token)

Die folgenden Token werden indexiert:

• Standardstichworte umfassen die ID (die auch ohne Präfix id: gesucht werden kann), Kommentare und Metadaten. Letztere müssen jeweils mindestens drei Zeichen lang sein.
• Titelstichworte sind etwas Besonderes, da der Vorgangstitel wichtig ist. Token sind Gruppen aufeinanderfolgender Buchstaben oder Zahlen ohne Längenbegrenzung, wobei jeder Anfang ein Token ist. Dies ermöglicht automatisch eine rechtsbündige Suche, ohne angehängtes *.
• Projektstichworte umfassen die Projektnamensworte, die mindestens drei Zeichen lang sind.
• Batchstichworte umfassen die Batchnummer und die Worte des Batchnamens (falls vorhanden), die mindestens drei Zeichen lang sind.
• Aufgabenstichworte umfassen die Aufgabentitelworte, die mindestens drei Zeichen lang sind.

Schlussfolgerungen und Abhängigkeiten

Um Beliebigkeit zu vermeiden, d. h. Indexeinträge, die ohnehin alle oder fast alle Vorgänge auflisten, werden Indexbegriffe mit weniger als drei Zeichen wie in, ja, du, WC oder wo ausgeschlossen. Das bedeutet, dass die Suche nach „in“ immer 0 Treffer liefert (mit Ausnahme von Treffern aus Titeln, für die besondere gelten, mehr dazu unten). Dies ist eine individuelle Designentscheidung, die bei Bedarf umprogrammiert werden könnte.

Der Index in seiner Grundform kann weder nach ähnlichen Begriffen noch nach verkürzten Suchergebnissen suchen. Letzteres würde verlangen, für jeden möglichen Schnipsel einen Indexeintrag zu erstellen, was den Index unnötig aufbläht und die Indexerstellungszeit erheblich verlängert. Aus diesem Grund verzichten wir darauf. (Wie zuvor gelten für Titel besondere Bedingungen, siehe dort.) Sonderzeichen werden entfernt, sodass die Suche nach jeweilige* nur jeweilige findet, nicht aber jeweiligen oder jeweiliger.

Die Suche ist auf 10.000 Ergebnisse begrenzt, was ausreichend ist, wenn man die gesamte Liste durchklicken muss. In bestimmten Fällen kann dies jedoch dazu führen, dass nicht alle Ergebnisse gefunden werden, wenn zwar 10.000 Ergebnisse gefunden werden, die Datenbank diese Vorgänge aber aus verschiedenen Gründen als nicht anzuzeigend betrachtet. Versuchen Sie daher, spezifischere Suchbegriffe zu verwenden, falls Sie nicht fündig werden. Die Begrenzung auf 10.000 Ergebnisse kann zwar geändert werden, was jedoch die Performance beeinträchtigt und daher nicht empfehlenswert ist. Es ist ratsam, die Suchfunktion zu verstehen und gezielt zu suchen.

Vorgänge suchen

Es gibt drei Möglichkeiten, Vorgänge zu suchen: über das Filterfeld, über das allgemeine Suchfeld oder über die URL.

Filtersuche

Sie verwenden hauptsächlich das Filterfeld auf der Vorgangsseite, um die Vorgangsliste mit Suchbegriffen zu filtern. Geben Sie dazu Ihre Suchbegriffe in das Filterfeld ein und drücken Sie die Eingabetaste.

Suche mit Suchkriterien

Mit den Suchkriterien können Sie Ihre Suchergebnisse nach bestimmten Kriterien filtern. Geben Sie dazu ein Schlüsselwort, gefolgt von einem Doppelpunkt und dem gewünschten Suchbegriff, Zahlenwert oder Bereich ein. Setzen Sie die Suchbegriffe in Anführungszeichen (""), um eine korrekte Darstellung zu gewährleisten. Enthält ein Suchbegriff das Zeichen senkrechter Strich (|) , setzen Sie ihn in runde Klammern (()).

Suche nach mehreren Suchbedingungen

Mehrere Suchbedingungen werden gemeinsam angewendet, das heißt, alle Bedingungen gelten für das Ergebnis (sogenannte UND-Suche). Werden dieselben Bedingungen mehrfach gefragt, werden sie als Alternativen behandelt (sogenannte ODER-Suche). Dies geschieht automatisch innerhalb des Suchfelds.

Es ist auch möglich, Vorgänge mit bestimmten Inhalten des Vorgangstitels aus der Treffermenge auszuschließen. Bei Zeitschriften können so anhand der Bandangabe bestimmte Bände ausgeschlossen werden. Zum Beispiel werden bei der Suche "elternprozessid:1234" 185 alle Bände einer Zeitschrift der 1850er Jahre aufgelistet. Wenn jedoch der Band 1855 nicht in der Trefferliste angezeigt werden soll, kann dies mit "-prozess:1855" umgesetzt werden. Letztendlich kann ein Suchbefehl so formuliert sein: "elternprozessid:1234" "-prozess:1855"

Übersicht der Suchkriterien

Schlüsselwort deutsch	englisch	Suche nach
id:	id:	Vorgangs-ID
elternprozessid:	parentprocessid:	ID des übergeordneten Vorgangs
prozess:	process:	Vorgangstitel
projekt:	project:	Exakter Projektname
projekt_trunkiert:	project_loose:	Projektstichwort
eigenschaft:	property:	Metadaten
gruppe:	batch:	Batch-ID oder -Stichwort
schritt:	step:	Aufgabe
schrittautomatisch:	stepautomatic:	Automatische Aufgabe
schrittgesperrt:	steplocked:	gesperrte Aufgabe
schrittoffen:	stepopen:	offene Aufgabe
schrittinarbeit:	stepinwork:	Aufgabe in Bearbeitung
schrittabgeschlossen:	stepdone:	abgeschlossene Aufgabe
abgeschlossenerschritttitel:	stepdonetitle:	abgeschlossene Aufgabe
abgeschlossenerschrittbenutzer:	stepdoneuser:	Benutzer der die Aufgabe abschloss

Vorgangs-ID suchen

Um Vorgänge anhand ihrer ID zu suchen, verwenden Sie das Schlüsselwort id:. Dadurch wird nach der Vorgangs-ID gesucht. (Es werden keine anderen ID-Nummern durchsucht.) Die Zahl muss immer eine positive ganze Zahl sein; die Suche nach Text ist hier nicht zulässig. Sie können einen Zahlenbereich angeben, indem Sie einen Bindestrich (-) zwischen die Zahlen setzen, z. B. "id:1-99".

Normalerweise werden mehrere Einträge ODER-verknüpft. So funktioniert beispielsweise "id:1" "id:2" "id:8". Für längere Listen können Sie jedoch auch "id:1 2 8" eingeben. Dieses spezielle Verhalten der Funktion ist nur für die Suche mit id: verfügbar, nicht für andere Suchoptionen.

Suche nach Vorgängen zur ID eines übergeordneten Vorgangs

Ebenso können Sie nach Vorgängen mit einer bestimmten übergeordneten Vorgangs-ID suchen. Auch hier gilt: Dies findet nur Vorgänge mit der Datenbank-ID des übergeordneten Vorgangs, es werden keine anderen IDs durchsucht. Sie können gleichermaßen mit den Schlüsselwörtern elternprozessid: oder parentprocessid: suchen.

Suche nach dem Vorgangstitel

Der Vorgangstitel wird umfassender tokenisiert als die anderen Suchbegriffe, da er für die Suche wesentlich ist. Dadurch ergeben sich mehr Suchmöglichkeiten. Der Vorgangstitel wird an Sonderzeichen aufgeteilt, und jeder Block anschließend zeichenweise aufwachsend indexiert. Die folgende Tabelle zeigt beispielhaft die Suchbegriffe, die für den Vorgangstitel LoreIpsu_1234567X_18820512Mo generiert werden:

loreipsu	1234567x	18820512mo
loreips	1234567	18820512m
loreip	123456	18820512
lorei	12345	1882051
lore	1234	188205
lor	123	18820
lo	12	1882
l	1	188
		18
		1

Dieser Vorgangstitel wird mit 25 verschiedenen Suchbegriffen indexiert, was verdeutlicht, warum die Suche dabei schnell gegen Beliebigkeit geht. Vergleichen wir dies mit dem Vorgangstitel LoreIpsu_1234567X_1882-05-12_Mo, wird ein Unterschied deutlich:

loreipsu	1234567x	1882	05	12	mo
loreips	1234567	188	0	1	m
loreip	123456	18
lorei	12345	1
lore	1234
lor	123
lo	12
l	1

Aus der Arbeitsweise des Index wird deutlich, wie die Suchergebnisse zusammengestellt werden. Wenn Sie im ersten Beispiel nach "prozess:18820512" suchen, erhalten Sie den Treffer vom 12. Mai 1882. Wenn Sie im zweiten Beispiel nach "prozess:1882-05-12" suchen, erhalten Sie alle Treffer aus dem Monat 1882, da intern nach "prozess:1882" ᴜɴᴅ "prozess:05" ᴜɴᴅ "prozess:12" gesucht wird, und 12 auch Teil der rückwärts reduzierten Formen von 1234567x ist.

Suche nach Projekten

Die Projektsuche erfolgt in der Datenbank und erfordert den exakten Projekttitel. Die Filterbox bietet Hilfestellung zur automatischen Vervollständigung. Sie können gleichermaßen mit den Schlüsselwörtern projekt: oder project: suchen. Ebenso kann nach der Projekt-ID gesucht werden. Sie können auch einen Zahlenbereich angeben, indem Sie einen Bindestrich (-) zwischen die Zahlen setzen, z. B. "projekt:39-42".

Suche nach Projektstichwort

Die Projektstichwort-Suche nutzt den Index. Sie können jedes Projektstichwort mit mindestens drei Zeichen verwenden. Sie können gleichermaßen mit den Schlüsselwörtern projekt_trunkiert: oder project_loose: suchen. Ebenso kann nach der Projekt-ID gesucht werden. Sie können auch einen Zahlenbereich angeben, indem Sie einen Bindestrich (-) zwischen die Zahlen setzen, z. B. "projekt:39-42".

Suche nach Metadaten

Die Metadatensuche ist die Kernfunktion des Suchindex und dessen eigentlicher Zweck. Metadaten werden nicht in der Datenbank gespeichert und sind daher nicht über die Datenbank durchsuchbar. Aus diesem Grund benötigen wir den Index für die Metadatensuche. Sie können beliebige Metadaten als Suchbegriffe eingeben. Die Suche ist auf Wörter mit mindestens drei Zeichen beschränkt. Es gibt keine abgeschnittenen Suchbegriffe, und der Index findet nur exakt die gesuchte Schreibweise. Groß- und Kleinschreibung wird nicht beachtet. Sie können auch weiterhin mit den Schlüsselwörtern eigenschaft: oder property: suchen, was optional ist.

Bei der feldbezogenen Suche können Sie sowohl in Metadatenfeldern als auch in Schlüsselwörtern suchen. Dies funktioniert mit der Metadaten-Schlüssel-ID des Regelsatzes ("titledocmain:Dampfkessel") oder seinen Übersetzungen ("Haupttitel:Dampfkessel"). Groß- und Kleinschreibung wird nicht beachtet, weder für die Schlüssel noch für die Werte.

Die Metadaten werden beim Speichern indexiert. Daher müssen bei spätere Änderungen an den Regelsatzbenennungen die Vorgänge neu indexiert werden, damit die Suche die geänderten Benennungen erkennt.

Suche nach Vorgängen in einem bestimmten Batch

Sie können nach Vorgängen suchen, die zu einem Batch gehören, entweder anhand der Batchnummer oder eines Batchnamensstichwortes (mindestens drei Zeichen). Sie können gleichermaßen mit den Schlüsselwörtern gruppe: oder batch: suchen. Sie können auch einen Zahlenbereich angeben, indem Sie einen Bindestrich (-) zwischen die Zahlen setzen, z. B. "gruppe:16244-16265".

Suche nach Vorgängen mit bestimmten Aufgaben

Sie können nach Vorgängen mit bestimmten Aufgaben suchen. So können Sie beispielsweise mit "schritt:OCR" oder "step:OCR" nach allen Vorgängen suchen, die eine Aufgabe OCR haben. Mit "-schritt:OCR" oder "-step:OCR" können Sie nach allen Vorgängen suchen, die keine Aufgabe OCR haben. Die Aufgabensuche erfolgt in der Datenbank. Geben Sie dazu den Aufgabennamen exakt ein.

Mit "schrittautomatisch:Export" oder "stepautomatic:Export" können sie alle Vorgänge finden, in denen eine Aufgabe Export automatisch durchgeführt wird, mit "-schrittautomatisch:Export" oder "-stepautomatic:Export" alle Vorgänge, in denen sie von Hand durchzuführen ist.

Mit "schrittgesperrt:" ("steplocked:"), "schrittinarbeit:" ("stepinwork:"), "schrittoffen:" ("stepopen:") und "schrittabgeschlossen:" bzw. "abgeschlossenerschritttitel:" ("stepdone:" / "stepdonetitle:") können sie nach Vorgängen suchen, in denen eine bestimmte Aufgabe gesperrt, offen, in Bearbeitung oder abgeschlossen ist.

Mit abgeschlossenerschrittbenutzer: (stepdoneuser:) können sie nach Vorgängen suchen, in denen ein bestimmter Bearbeitender eine bestimmte Aufgabe abgeschlossen hat.

Bei all den genannten Suchkriterien kann auch mit der Aufgaben-ID (bei Letztem mit der Benutzer-ID) gesucht werden. Sie können auch einen Zahlenbereich angeben, indem Sie einen Bindestrich (-) zwischen die Zahlen setzen, z. B. "schritt:12300-23400".

Suche über das allgemeine Suchfeld

Das allgemeine Suchfeld ist ein blaues Eingabefeld oben links auf der Seite. Sie können es verwenden, um nach Vorgängen zu suchen. Die Navigation führt Sie zur Vorgangsliste und Ihre Suchbegriffe werden in das Filterfeld eingetragen. Beide Felder haben die gleiche Funktion.

URL-Suche

Sie können die Suche über den URL-Parameter &input= direkt in der Adressleiste Ihres Browsers starten. Dies ist besonders für technisch versierte Benutzer hilfreich. Die Navigation führt Sie zur Vorgangsliste und Ihre Suchbegriffe werden in das Filterfeld eingetragen. (Sie müssen angemeldet sein.)

Aufgaben suchen

Auf der Aufgabenseite können Sie ebenfalls suchen; die Suchbedingungen gelten entsprechend:

Schlüsselwort deutsch	englisch	Suche nach
id:	id:	Aufgaben zu einem Vorgang mit der gegebenen ID oder eines ID-Bereichs
elternprozessid:	parentprocessid:	Aufgaben zu einem Vorgang mit einem übergeordneten Vorgang mit der gegebenen ID oder eines ID-Bereichs
prozess:	process:	Aufgaben zu einem Vorgang mit dem gegebenen Vorgangstitel
projekt:	project:	Aufgaben zu einem Projekt, exakte Namenssuche, ID oder ID-Bereich
projekt_trunkiert:	project_loose:	Aufgaben zu einem Projekt, Stichwortsuche, ID oder ID-Bereich
eigenschaft:	property:	Aufgaben zu einem Vorgang mit bestimmten Metadaten
gruppe:	batch:	Aufgaben zu einem Vorgang in einem bestimmten Batch
schritt:	step:	Aufgaben mit einem bestimmten Namen, einer ID oder eines ID-Bereichs
schrittautomatisch:	stepautomatic:	Automatische Aufgaben mit einem bestimmten Name, einer ID oder eines ID-Bereichsn
schrittgesperrt:	steplocked:	gesperrte Aufgaben mit einem bestimmten Namen, einer ID oder eines ID-Bereichs
schrittoffen:	stepopen:	offene Aufgaben mit einem bestimmten Namen, einer ID oder eines ID-Bereichs
schrittinarbeit:	stepinwork:	Aufgaben in Bearbeitung mit einem bestimmten Namen, einer ID oder eines ID-Bereichs
schrittabgeschlossen:	stepdone:	abgeschlossene Aufgaben mit einem bestimmten Namen, einer ID oder eines ID-Bereichs
abgeschlossenerschritttitel:	stepdonetitle:	abgeschlossene Aufgaben mit einem bestimmten Namen, einer ID oder eines ID-Bereichs
abgeschlossenerschrittbenutzer:	stepdoneuser:	abgeschlossene Aufgaben, die von einem bestimmten Benutzer abgeschlossen wurden (Name, ID oder ID-Bereich)