Arkistointi

Arkistointi-integraatio

eVaka tukee arkistointi-integraatiota mahdollistamalla muokautuspuolen toteutuksen yhteiseen ArchivalIntegrationClient rajapintaan. Jokaiselle arkistoitavalle dokumenttityypille tulee toteuttaa oma logiikka tai tarjota tyhjä toteutus. Arkistointiratkaisun tarjoaminen on pakollista mukautuskohtaisessa konfiguraatiossa. Mikäli arkistointia ei käytetä, tulee tarjota tyhjä totetutus, esimerkiksi ArchivalIntegrationClient.FailingClient, joka tuottaa virheen mikäli sitä kutsutaan.

Arkistointi-integraation toteutukset ovat lähtökohtaisesti dokumenttityyppikohtaisia. Tällä hetkellä integraation rajapinta mahdollistaa seuraavien dokumenttityyppien arkistointitoteutukset:

• lasten asiakirjat (ArchivalIntegrationClient#uploadChildDocumentToArchive)

Lasten asiakirjojen arkistointi

Kun asiakirjapohja asetetaan arkistoitavaksi siihen tulee syöttää arkistoinnin metatiedot: asiatunnus, salassapidettävyystiedot ja säilytysaika.

Ensisijaisesti lasten asiakirjoista arkistoidaan seuraavat:

• Vasu (Varhaiskasvatussuunnitelma)
• Leops (Lapsen esiopetuksen oppimissuunnitelma)
• Hojks (Henkilökohtaisen opetuksen järjestämistä koskeva suunnitelma)
• pedagoginen arvio
• pedagoginen selvitys

Systemaattisen integraation kautta tehtävän arkistoinnin piirissä ovat kuitenkin kaikki arkistointitarpeellisiksi merkittyjen pohjien asiakirjat. Pohjiin syötetyt tiedot mahdollistavat yhtenäisen ja suoraviivaisemman arkistointimateriaalin kokoamisen kaikille asiakirjapohjamallilla luoduille dokumenteille.

Pohjaan kirjattujen metatietojen lisäksi arkistointi-integraation saataville tuodaan asianhallintaprosessin tiedot case_process taulusta. Asianhallintarakenteen perusteella arkistoitavalle dokumentille voidaan määritellä yksilöivä tunniste koostuen asiatunnuksesta, asiakirjan vuodesta ja näiden yhdistelmälle ylläpidettävästä juoksevasta numerosta.

Näiden lisäksi tarjolle nostetaan asiakirjaan liittyvän henkilön ja dokumenttisisällön tiedot. Lisäksi tarjotaan arkistointiprosessin laukaisseen tahon identifioiva tunnus, jolla voidaan erotella automaattiset ja käsin käynnistetyt arkistointioperaatiot. Näiden avulla mukautuskohtaisen integraation tulee koostaa arkistointirajapintaansa vastaava metatietodokumentaatio ja toimittaa eteenpäin PDF-dokumenttisisältö.

Muiden dokumenttien arkistointi

Yleistä tukea muille dokumenttityypeille rakennetaan tarpeen mukaan. Suunnitelmissa on rakentaa tuki ainakin paikka-, maksu- ja arvopäätösten arkistoinnille. Uudet dokumenttityypit rakennetaan luomalla integraatiorajapintaan uusia toteutettavia metodeja.

Muokattaviin lomakepohjiin perustuvien lasten asiakirjojen ulkopuolella ei ole käytössä vastaavaa pääkäyttäjien metatietojen syöttömahdollisuutta, mutta useille dokumenttityypeille (hakemus, maksupäätös, arvopäätös, tuenpäätökset) on rakennettu asianhallintaprosessin mukainen metatietorakenne case_process tauluun. Tässä käytetään kuntakohtaiseen konfiguraatioon kirjattuja asiatunnuksia ja säilytysaikoja.Näiden dokumenttityyppien arkistointitoteutuksessa tulee kerätä asiakirjapohjia vastaavat metadata-tiedot case_process-malliin ja konfiguraatioihin pohjaten.

Arkistointi-integraation toteutuksia

• Särmä-integraatio (Espoo)