Lapsen sivu

Lapsen sivu (henkilökunta)

Lapsen sivulle pääsee esim. asiakastiedot-välilehdeltä etsimällä lapsen nimellä. Lapsen sivun näkyvyydet määrittyvät käyttäjän roolin mukaan.

Lapsen tiedot

• Nimi-, hetu- ja osoitetiedot tulevat VTJ:stä
• Jos lapsella ei ole hetua, tulee lapsi luoda Vardaan ja lisätä lapsen sivulla Varda- oid sille merkittyyn kenttään
• Läsnä- ja poissaolotiedot kohdasta saat näkyviin lapsikohtaisesti lapsen läsnä- ja poissaolot

Lisätiedot

• Lapsen sivulla voi muokata lapsen lisätiedot- kohtaa
• Lisätiedot näkyvät henkilökunnalle
• Lisätietokentässä annetaan tiedot myös mahdollista ateriaintegraatiota varten

Perheen yhteystiedot ja varahakijat

• Henkilökunta pystyy muokkaamaan huoltajan tiedoista lapsen ensisijaisen yhteyshenkilön järjestystä
• Henkilökunta voi myös lisätä lapsen varahakijoita

Huoltajat ja päämiehet

• Huoltajat ja päämiehet kohdasta näkee, ketkä ovat DVV- tiedon mukaan lapsen virallisia huoltajia, lapsen mahdolliset sijaishuoltajat ja kuka on asetettu lapsen päämieheksi (henkilö, kenen nimissä lasku menee)
• Mikäli huoltajuustieto ei ole DVV:stä vahvistunut, huoltajuustieto ei myöskään vahvistu eVakaan. Tällöin huoltaja ei näe lapsen tietoja eVakaan kirjautuessaan eikä voi käyttää eVakaa. Tieto siitä, että huoltajuustiedot puuttuvat näkyvät lapsen sivun yläreunassa.
• Tässä kohtaa voi myös kieltää huoltajan evaka-oikeudet (kunnan omien prosessien mukaisesti), kun huoltajan evaka-oikeudet kielletään, ei hän näe mitään lapsen tietoja, jos oikeudet palautetaan, näkee huoltaja tiedot koko lapsen historian ajalta.

Sijoitukset ja palveluntarpeet

• Sijoitukset ja palveluntarpeet osiossa hallinnoidaan lapsen sijoituksia ja palveluntarpeita
• Sijoituksia saa muuttaa vain silloin, kun lapsen sijoitus muuttuu osapäiväisestä kokopäiväiseksi tai toisin päin tai lapsen sijoitus muuttuu esiopetus/valmistava opetus + liittyvä/täydentävä varhaiskasvatus pelkäksi esiopetukseksi/valmistavaksi opetukseksi. Liittyvää/täydentävää varhaiskasvatusta ei saa lisätä pelkässä maksuttomassa esiopetuksessa olevalle ilman hakemusta.
• Palveluntarve vaikuttaa perheen maksu- tai arvopäätökseen.
• Mikäli kunnassa on käytössä sopimuspoissaolo (vihreä poissaolo), tulee palveluntarpeen olla asetettuna, jotta kyseinen poissaolomerkintä tulee oikein ryhmän päiväkirjalle.
• Mikäli kunnassa on käytössä varhaiskasvatuspaikkatakuu, päätetään nykyinen sijoitus siihen päivään, kun lapsi jää pois varhaiskasvatuksesta. Samassa yhteydessä lapselle tehdään tulevaisuuteen uusi sijoitus siitä päivästä lähtien, kun lapsi palaa takaisin varhaiskasvatukseen. Sijoitus merkitään varhaiskasvatuspaikkatakuu - tiedolla. Sijoituksen tilana käyttöliittymässä näkyy "takuupaikka". Uudelle sijoitukselle tulee muistaa asettaa oikea palveluntarve. Varhaiskasvatuspaikkatakuulla olevat lapset löytyvät Raportit-välilehdeltä Varhaiskasvatuspaikkatakuu-raportilta. Raportin päivämäärä näyttää ne lapset, ketkä ovat ko. päivänä varhaiskasvatuspaikkatakuulla sekä ko. takuupaikkaan liittyvän ajanjakson.

Esiopetuksen poissaolohakemukset

• Kuntalainen voi täyttää omassa käyttöliittymässään esiopetuksen poissaolohakemuksen (yli 5 päivää), joka tulee johtajalle hyväksyttäväksi/hylättäväksi. Mikäli poissaolo hyväksytään, tallentuvat anotut päivät automaattisesti päiväkirjalle. Huoltajalle lähtee hyväksytystä/hylätystä päätöksestä sähköposti-ilmoitus.

Palveluntarpeen muutoshakemukset

• Tässä näkyy, mikäli perhe on tehnyt palveluntarpeen muutoshakemuksen
• Jos hakemus hyväksytään, uusi palveluntarve tallentuu automaattisesti tulevaan sijoitukseen.
• Huoltajille lähtee hyväksytystä/hylätystä hakemuksesta sähköposti-ilmoitus.

Varasijoitukset

• Tällä sivulla voi varasijoittaa lapsen toiseen yksikköön
• Varasijoitettu lapsi lasketaan varasijoitusyksikön käyttöasteeseen, muttei täyttöasteeseen
• Varasijoitetun lapsen Koski- ja Varda- tiedot menevät lapsen varsinaisesta yksiköstä, samoin laskutus

Päivittäinen varhaiskasvatusaika (ei käytössä kaikissa kunnissa)

Jos lapsen sijoitustyyppi vaatii läsnäolovarauksia, mutta varausta ei ole tehty, näytetään eri näkymissä henkilökunnalle sen sijaan päivittäinen varhaiskasvatusaika. Päivittäisen varhaiskasvatusajan voi asettaa käyttäen samaa aikaa joka päivälle (säännöllinen varhaiskasvatusaika) tai viikonpäivittäin vaihtuvia aikoja (epäsäännöllinen varhaiskasvatusaika). Lapselle voi myös merkitä vaihtelevan varhaiskasvatusajan, joka tarkoittaa että ajat eivät ole tiedossa etukäteen lainkaan.

Uutta päivittäistä varhaiskasvatusaikaa ei voi merkitä menneisyyteen.

Mikäli lapselle merkitään epäsäännöllinen varhaiskasvatusaika, jossa joidenkin viikonpäivien merkintä jätetään tyhjäksi, luodaan lapselle automaattisesti poissaolomerkinnät näille päiville sijoituksen loppuun asti. Poissaolomerkinnät poistetaan tai muutetaan, jos lapselle luodaan myöhemmin uusi erilainen päivittäinen varhaiskasvatusaika.

Jos varauksia muutetaan, näytetään lapsen huoltajalle kehotus tarkistaa varaukset, kun hän seuraavan kerran käyttää eVakan kalenteria.

Päivittäinen varhaiskasvatusaika tulee tarkistaa, kun lapsen sijoitus muuttuu uuteen yksikköön. Ajat eivät poistu, vaikka sijoitusyksikkö vaihtuu.

Lapsen asiakirjat

Jokainen kunta voi itse tehdä lapselle uusia asiakirjoja. Pääkäyttäjä luo asiakirjapohjat järjestelmään.

Lapsen asiakirjoja voi olla esim.

Pedagogiset asiakirjat:

• Lapsen varhaiskasvatussuunnitelma
• Lapsen esiopetuksen oppimissuunnitelma
• Henkilökohtainen opetuksen järjestämistä koskeva suunnitelma (HOJKS)
• Lapsikohtaisen tuen toteuttamista koskeva suunnitelma esiopetuksessa
• Muu lomake (kuntakohtaisesti käytettävä lomake, jonka sisällön voi itse valita)

Muut päätökset:

Muut päätökset pitää sisällään kuntakohtaisia päätöksiä, joita kunnassa on otettu käyttöön. Yleisimpiä päätöksiä ovat lapsen tukea koskevat päätökset, esim.

• Päätös tuesta varhaiskasvatuksessa
• Päätös tuesta esiopetuksessa
• Päätös pidennetystä oppivelvollisuudesta/ Päätös varhennetusta oppivelvollisuudesta
• Päätös muista opetuspalveluista
• Päätös esiopetuksen poikkeavasta järjestämisestä lapsen terveydentilasta johtuvasta syystä

Lomakkeen tilat ovat luonnos (ei näy huoltajalle), julkaise huoltajalle (luonnos/muutokset näkyvät huoltajalle) ja julkaise valmis- tilassa (tila, jonka jälkeen ei voi enää kirjata ja asiakirja on julkaistu huoltajalle).

Kun uuden lomakkeen luo, voi valita:

• suomenkieliseen yksikköön sijoitetulle lapselle suomenkielisen lomakepohjan
• ruotsinkieliseen yksikköön sijoitetulle lapselle ruotsinkielisen lomakepohjan
• englannin kielisen lomakepohjan kenelle vain (suositellaan käytettäväksi vain kuntalaisen täytettävissä lomakkeissa)
• lapsille, joilla ei ole sijoitusta, minkä tahansa lomakepohjan
• voit valita mitä sijoitusmuotoja lomake koskee, silloin ko.lomake aukeaa vain niille lapsille, joilla on valittu sijoitusmuoto.
• kaikille lomakkeille, joista tarvitaan metatiedot/ asiakirja arkistoidaan sähköiseen arkistoon, tulee lisäksi lisätä tehtäväluokka, salassa pidettävyys sekä tarvittaessa lakipykälät, joihin lomake tai sen säilytysaika/julkisuusluokka perustuu.
• Kaikille pysyvästi arkistoitaville lomakkeille (vasu, leops, hojks yms.) tulee laittaa päättymispäivämääräksi 31.7., jotta siirto sähköiseen arkistoon onnistuu.
• Lomakkeen päättymispäivämäärän jälkeen kaikki avatut lomakkeet siirtyvät automaattisesti valmis- tilaan. Tällöin lomakkeita ei voi enää täyttää, mutta niitä voi vielä lukea. -Samaa lomaketta ei voi olla auki useampaa kappaletta. Jos lomake on valmis-tilassa, voi saman lomakkeen luoda uudestaan.

Pedagoginen dokumentointi

• Tässä voit lisätä lapselle pedagogista dokumentointia. Pedagogisella dokumentoinnilla tarkoitetaan dokumentaatiota, jolla kuvataan lapsen oppimisen prosessia. Tarkoitus ei siis ole käyttää tätä osiota arjen kuvaamiseen.
• Dokumentit lisätietoineen näkyy myös huoltajille.

Tuen tarve ja tukitoimet

• Tuen kerroin: Tuen kerrointa käytetään silloin, kun lapsella on rakenteellisena tukitoimena ryhmäkoon väljennys. Lapsen tuen kerroin vaikuttaa siis täyttö- ja käyttöasteeseen.

• Tuen tason varhaiskasvatuksessa: Tähän merkitään, mikä tuen taso lapselle on merkitty varhaiskasvatuksen tuen päätöksellä ja mille ajalle.

-Tuen taso esiopetuksessa: Tähän merkitään, mikä tuki lapselle on merkitty esiopetuksen tuen päätöksellä ja mille ajalle. Tuen kentistä menee tieto myös Koskeen.

-Tukitoimet ja toimenpiteet: Tähän merkitään mitä tukitoimia ja toimenpiteitä lapselle on myönnetty ja mille ajalle tilastointia varten. Nämä voivat vaihdella kuntakohtaisesti.

• Muut toimet: Tänne voi lisätä muita kuntakohtaisia tietoja tilastointia varten.

• Päätökset tuesta varhaiskasvatuksessa: Tässä tehdään hallintopäätös lapsen tuesta varhaiskasvatuksessa. Päätös valmistellaan kunnan prosessin mukaisesti ja lähetetään päätöksen tekijälle. Kun päättäjä tekee päätöksen lähtee huoltajalle Suomi.fi- viesti ja sähköposti uudesta päätöksestä.

-Tuen hallintopäätöksellä on huomioitava: Jos tehdään uusi päätös, ja on olemassa jo toinen päätös joka alkaa tämän päätöksen alkamispäivän jälkeen, asetetaan nyt tehtävän päätöksen päättymispäivä seuraavasti: * Jos uudessa päätöksessä ei ole päättymispäivää, se asetetaan päättymään päivä ennen tulevan päätöksen alkua * Jos uudessa päätöksessä on päättymispäivä, asetetaan päättymispäivä min(uuden päätöksen päättymispäivä, tulevaisuuden päivän päättymispäivä) * Jos lapsen yksikkö vaihtuu tai sijoitus päättyy, tuen päätöspäivämäärät lapsen tiedoissa ja huoltajan näkymässä päätetään, jos asiakirjalle on valittu "Päätös katkeaa, jos lapsi vaihtaa yksikköä":

• Päätökset tuesta esiopetuksessa: Tässä tehdään hallintopäätös lapsen tuesta esiopetuksessa. Päätös valmistellaan kunnan prosessin mukaisesti ja lähetetään päätöksen tekijälle.

-Tuen hallintopäätöksellä on huomioitava: Jos tehdään uusi päätös, ja on olemassa jo toinen päätös joka alkaa tämän päätöksen alkamispäivän jälkeen, asetetaan nyt tehtävän päätöksen päättymispäivä seuraavasti: * Jos uudessa päätöksessä ei ole päättymispäivää, se asetetaan päättymään päivä ennen tulevan päätöksen alkua * Jos uudessa päätöksessä on päättymispäivä, asetetaan päättymispäivä min(uuden päätöksen päättymispäivä, tulevaisuuden päivän päättymispäivä) * Jos lapsen yksikkö vaihtuu tai sijoitus päättyy, tuen päätöspäivämäärät lapsen tiedoissa ja huoltajan näkymässä päätetään, jos asiakirjalle on valittu "Päätös katkeaa, jos lapsi vaihtaa yksikköä".

-Palvelusetelikerroin: Tässä asetetaan palvelusetelikerroin. Kerroin korottaa lapsen palvelusetelin määrää kerrottuna kertoimella. Tämä kerroin ei vaikuta lapsen ryhmän ryhmäkoon väljentämiseen, vaan se tulee erikseen merkitä tuen kertoimeen.

Hakemukset

Täällä näkyy kaikki lapselle tehdyt kerho-, varhaiskasvatus- ja esiopetushakemukset.

Alennukset, vapautukset ja korotukset

Tässä voi lisätä lapsen maksuun vaikuttavia alennuksia, vapautuksia tai korotuksia sekä tallentaa niihin liittyviä liitteitä. Maksuvapautusta ei voi hakea evakassa, vaan sitä tulee hakea muulla kunnassa sovitulla tavalla.

Tulotiedot

Tässä voi merkitä lapsen maksuun vaikuttavat lapsen tulotiedot.